Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe siêu đỉnh, hút khách dễ dàng

Kinh doanh quán cafe đang là xu hướng kinh doanh nổi bật ngày nay. Đây là một ngành kinh doanh đầy tiềm năng nhưng cạnh tranh cũng vô cùng khốc liệt. Nhiều quán cafe gặt hái thành công nhưng cũng không ít quán chỉ mở ra được vài tháng rồi tự động đóng cửa. Để thành công trong việc kinh doanh cafe thì trước tiên bạn cần có một kế hoạch rõ ràng, chi tiết về các bước thực hiện. Vậy lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bao gồm những bước nào? Sau đây, Inox Xuyên Á giới thiệu đến bạn cách lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết dành cho người mới mở quán lần đầu và chưa có nhiều kinh nghiệm.

1. Tổng quan về bản kế hoạch kinh doanh

1.1 Kế hoạch kinh doanh quán cafe là gì?

Kế hoạch kinh doanh quán cafe là bản mô tả, định hướng phát triển khi kinh doanh cafe. Nó có vai trò xác định mục tiêu, đưa ra chiến lược hoạt động cho quán cafe, giúp bạn hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình kinh doanh. Không chỉ vậy, nếu như bạn có ý định kêu gọi đầu tư hay liên kết với nhà cung cấp thì một bản kinh doanh quán cafe chi tiết, logic sẽ tăng cơ hội thành công trong mọi cuộc giao dịch.

1.2 Một bản kế hoạch kinh doanh cafe gồm những gì?

Một kế hoạch kinh doanh có thể có nhiều hình thức, tùy thuộc vào quy mô cụ thể của từng quán. Nhưng hầu hết các kế hoạch sẽ bao gồm các phần chính sau:

• Mục tiêu kinh doanh quán cafe: Bạn cần nêu ra những mục tiêu cụ thể mà quán cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất đinh.
• Quy mô của quán cafe: Cần xác định rõ độ lớn của quán cụ thể bao nhiêu.
• Nghiên cứu thị trường và chiến lược: Viết phân tích thị trường và mô tả chiến lược tiếp thị của bạn, bao gồm dự báo bán hàng, thời hạn và cột mốc quan trọng, quảng cáo, quan hệ công chúng và cách bạn chống lại đối thủ cạnh tranh.
• Quản lý và nhân sự: Sau khi đã biết được các yếu tố trên thì việc tiếp theo bạn cần biết chính xác mình cần bao nhiêu nhân sự và phân bổ vị trí làm việc sao cho hợp lý.

1.3 Nguyên tắc khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe là gì?

Để bắt đầu xây dựng kế hoạch kinh doanh thì bạn nên tuân thủ một số quy tắc nhất định để có thể đảm bảo sự rõ ràng, cụ thể và hiệu quả cao. Cụ thể:

• Đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích: Đối với một doanh nghiệp tương đối nhỏ như quán cà phê, tốt nhất là nên ngắn gọn và giữ bản kế hoạch dài từ 30 trang trở xuống. Đặc biệt là khi bạn dùng bản kế hoạch kinh doanh đó để thuyết phục các chủ ngân hàng hoặc các nhà đầu tư để vay nợ hoặc tài trợ vốn cổ phần.
• Đảm bảo xây dựng kế hoạch theo mốc thời gian cụ thể: Bạn có thể lên kế hoạch ngắn hạn hoặc dài hạn tùy trường hợp. Tuy vậy nên có các mốc phân chia giai đoạn cụ thể để dễ dàng theo dõi và điều chỉnh linh hoạt.

• Đảm bảo tính khả thi: Đảm bảo tính thực tế, gắn liền với tình hình thị trường và mục tiêu kinh doanh của bạn, tránh việc dự tính lợi nhuận và nguồn vốn quá cao.

2. Quy trình 11 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

2.1 Tích lũy đủ kiến thức kinh nghiệm mở quán café

Trước khi kinh doanh bất cứ một mặt hàng hay dịch vụ nào, bạn cũng phải luôn trả lời cho mình câu hỏi: Bạn biết gì về lĩnh vực đó? Và đặt mình vào vị trí là khách hàng đang mua hàng để cảm nhận. Kinh doanh quán cafe cũng vậy bạn cần phải am hiểu về thức uống này để biết được cách pha chuẩn nhất, ly cà phê này pha đã đạt chưa. Ngoài ra, bạn cũng cần học những kiến thức liên quan như: Đặc điểm của từng loại giống cà phê, tên các trang trại trồng cà phê, kiểu ly nào và công thức pha phù hợp với người Việt nam nhất,… Nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia để có quyết định đúng đắn nhất. Khi đã tích lũy đủ kiến thức về cà phê và đam mê của bản thân, sẽ tạo ra được ly café thơm ngon nhất phục vụ khách hàng Bạn nên có một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết để nắm rõ các việc cần làm nhé!

2.2 Chuẩn bị vốn và dự trù chi phí

Khi bắt đầu muốn kinh doanh quán cafe, có lẽ câu hỏi được quan tâm nhiều nhất là: Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Bao gồm những chi phí nào? Phát sinh khoảng bao nhiêu?….để từ đó bạn cần chuẩn bị tài chính để bắt đầu kinh doanh. Vốn sẽ quyết định đến quy mô kinh doanh là yếu tố hàng đầu trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn. Chia sẻ với bạn kinh doanh quán cafe cần kha khá vốn đó, tổi thiểu phải trên 50 triệu. Bạn có thể huy động ở mọi nguồn tiền tiết kiệm, đi vay,… nhưng phải chắc chắn mình có chính xác bao nhiêu ngay từ lúc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Có 2 loại chi phí chính được kể đến đó là:

Chi phí ban đầu: Bao gồm tiền đặt cọc mặt bằng, chi phí thiết kế và thi công, chi phí nhân công, trang thiết bị dụng cụ.

Chi phí duy trì: Khoản này dành cho thời gian đầu mới mở quán như quảng cáo, tiếp thị và các khoản như thuê mặt bằng hàng tháng, internet, điện, nước, điện thoại, trả lương nhân viên, nguyên vật liệu.

Khi có kế hoạch mở quán cafe bạn phải dự trù được chi phí này cộng thêm khoản vốn dự phòng cho ba tháng đầu, vì thời gian này quán chưa sinh lãi hoặc rất ít.

2.3 Lựa chọn vị trí mặt bằng quán cafe

Mặt bằng là yếu tố vô cùng quan trọng trong kinh doanh F&B nói chung và kinh doanh quán cafe nói riêng. Từ cách lựa chọn vị trí cho đến cách bố trí mặt bằng đều ảnh hưởng đến khả năng thành công của quán cafe.

Một quán cafe được bày trí đẹp với đồ uống ngon nhưng sai vị trí thì khả năng thất bại vẫn rất cao. Nhiều mô hình quán cafe có thể không phải là xuất sắc nhưng lại ở đúng vị trí đắc địa thì vẫn dễ thành công hơn. Do đó lựa chọn vị trí mặt bằng rất quan trọng trong việc quyết định thành công của quán. Một số lưu ý khi lựa chọn vị trí mặt bằng cho quán cafe mà bạn có thể tham khảo:

• Vị trí mặt bằng phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu, nằm ở khu vực tập trung đông khách hàng tiềm năng.
• Giao thông thuận lợi, khách hàng dễ tiếp cận quán
• Nên có chỗ để xe cho khách hàng, trường hợp không có thì nên nằm gần những khu vực nhận trông giữ xe để thuận tiện cho khách hàng
• Diện tích mặt bằng phù hợp với quy mô quán cafe và số lượng khách hàng dự tính đã xác định ở trên
• Chi phí mặt bằng phù hợp với khả năng tài chính. Việc xác định trước khoản chi cho mặt bằng qua kế hoạch tài chính ở trên sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm mặt bằng, tránh mất nhiều thời gian. Tuy nhiên cũng đừng vì yếu tố mặt bằng rẻ mà bỏ qua những yếu tố thuận lợi bên trên

2.4 Xác định khách hàng tiềm năng, phân tích đối thủ cạnh tranh

Bạn đừng lơ là mà bỏ qua bước này, nếu không nghiên cứu thị trường tiềm năng và đối thủ cạnh tranh, người thua cuộc sẽ là bạn.

Về xác định khách hàng tiềm năng: Bạn phải xác định rõ quán cafe mình sẽ nhắm vào đối tượng khách hàng cụ thể nào: tuổi teen, sinh viên, công nhân viên chức, doanh nhân, người trung niên…Và phân tích đặc điểm của họ: giới tính, độ tuổi, vị trí địa lý, trình độ học vấn, khả năng chi tiêu, thói quen mua sắm và tiêu dùng,… Từ đó, chủ quán mới có hướng đi phù hợp để trang trí thiết kế quán café sao cho phù hợp với họ và menu đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Về phân tích đối thủ cạnh tranh: Khi chọn mặt bằng bạn đã phải lưu ý vấn đề này rồi. Chủ cửa hàng cần tìm hiểu sâu về đối thủ, biết những điểm mạnh điểm yếu để từ đó đưa ra các phương án phù hợp. Hãy xác định rõ đối thủ của bạn là ai? Họ đang áp dụng những chiến lược nào? Khách hàng có ý kiến gì về họ? Điểm yếu, điểm mạnh của đối thủ,…

Từ đó, bạn sẽ biết cách rút kinh nghiệm để tránh những rủi ro tương tự, phát triển và áp dụng những chiến lược thông minh do họ thực hiện, tìm hiểu những phương án mới nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn so với đối thủ.

 2.5 Lên ý tưởng thiết kế phong cách quán cafe

Ý tưởng thiết kế này gắn liền với đối tượng khách hàng tiềm năng bạn hướng đến, từ đó bạn sẽ biết được mình cần trang trí quán theo phong cách nào. Một số ý tưởng thiết kế quán café như: Cafe bóng đá, café cá coi, café chill, café cóc, café bình dân, café công sở,… Ngoài những thiết kế đơn giản từ vật dụng, đồ vật bạn có thể sử dụng các bức tranh tường hoặc sơn dầu để tô điểm thêm cho quán và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

2.6 Hoàn thành các thủ tục pháp lý về kinh doanh

Việc mở quán cafe yêu cầu bạn phải thực hiện những thủ tục pháp lý về kinh doanh. Bạn phải tới phường, xã, văn phòng quản lý nơi bạn định mở quán để hoàn tất các thủ tục pháp lý. Các giấy tờ thường có:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh quán cà phê
• Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm
• Những loại thuế phải nộp: thuế môn bài, thuế giá trị gia tắng, thuế thu nhập doanh nghiệp

Khi đưa quán cafe vào hoạt động, bạn sẽ thường xuyên phải làm việc với những đơn vị quản lý như: đội quản lý thị trường, cục vệ sinh an toàn thực phẩm, công an khu vực, đội trật tự đô thị (để kiểm tra việc lấn chiếm vỉa hè), đội kiểm tra liên ngành.

 2.7 Lựa chọn nhà cung cấp và lập kế hoạch mua nguyên vật liệu

Hoạt động kinh doanh của quán cafe có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng nếu lựa chọn sai nhà cung cấp hay kế hoạch mua hàng không đáp ứng đúng với nhu cầu thực tiễn của quán.

Khi tìm nhà cung cấp, bạn nên lựa chọn những địa chỉ uy tín cung cấp nguyên liệu sạch, đảm bảo, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, bạn có thể lựa chọn nhiều nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Bên cạnh nguyên liệu pha chế, bạn cũng cần mua sắm máy móc, thiết bị, dụng cụ pha chế cho quán cafe. Bạn nên tìm đến những nhà cung cấp máy móc, dụng cụ pha chế đảm bảo chất lượng, phù hợp với mô hình và định hướng kinh doanh quán cafe.

Việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu để kế hoạch mua hàng được chính xác, tránh trường hợp lãng phí hay thiếu hụt, mục tiêu kinh doanh quán cafe ở trên phải được xây dựng chi tiết, cụ thể và mang tính thực tế.

2.8 Tuyển chọn nhân viên quán và đầu tư vật dụng cần thiết

Về vật dụng cần thiết: Một số vật dụng cần phải có như: Tách, ly, đồ pha chế, đĩa, chén, cà phê, thức ăn, đồ uống,… Mẹo là bạn hãy lên danh sách những đồ phải và nên mua để tránh thiếu hoặc thừa. Sau đó tìm địa chỉ cung cấp với chất lượng, giá tốt nhất, ổn định lâu dài cho quán.

Về nhân viên: Với quy mô quán nhỏ nếu bạn đầu chưa đông khách bạn không cần phải thuê nhiều nhân viên. Chỉ cần 3 người, một người pha chế, một người phục vụ và một nhân viên bảo vệ là đủ. Nếu sau này quy mô quán lớn hơn, số lượng khách hàng nhiều hơn, quán rộng hơn thì sẽ bổ sung sau. Do đó trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh bạn cần tính đến khâu này nhé.  Để giữ chân được khách hàng thì hương vị đồ uống phải ngon, do đó mà nhân viên pha chế đóng vai trò rất quan trọng. Vậy nên khi tuyển dụng bạn nên chọn người yêu thích và hiểu rõ về cafe nhé.

2.9 Quản lý kinh doanh quán cafe

Việc vận hành quán cafe chắc chắn sẽ gặp phải nhiều khó khăn, thậm chỉ xảy ra một vài vấn đề phát sinh không trong kế hoạch. Do đó, các chủ cửa hàng cần có một phương án quản lý sát sao, kiểm tra thường xuyên để kịp lời xử lý vấn đề, tránh những rủi ro có thể xảy ra. Cuối ngày, chủ cửa hàng cần kiểm kê lại lượng nguyên liệu và dụng cụ trong kho, cũng như doanh thu cuối ngày và đối chiếu với số tiền nhận được. Tuy nhiên, nếu bạn quản lý một cách thủ công, ghi chép bằng tay hay excel thông thường thì rất dễ xảy ra những sai sót và các công đoạn đặt hàng, nhận thanh toán sẽ tốn nhiều thời gian. Ngoài các phần mềm thu ngân, thanh toán, đặt hàng tại quầy, bạn nên áp dụng những phần mềm quản lý bán hàng khác nữa. Bạn hãy tìm hiểu ngay về phần mềm quản lý quán cafe ngay từ khi lên kế hoạch mở quán cafe để áp dụng tốt nhất lúc quán bước vào kinh doanh nhé.

2.10 Xây dựng menu quán cafe và định giá sản phẩm

Khi lên kế hoạch kinh doanh quán cafe thì xây dựng thực đơn chắc chắn là bước không thể bỏ qua, bởi một thực đơn đủ tốt là điều kiện cần để thu hút và giữ chân khách hàng.

Về xây dựng menu quán: Mỗi nhóm khách hàng sẽ có khẩu vị và nhu cầu khác nhau nên việc lựa chọn thực đơn chắc chắn cần được xem xét kỹ, dựa vào sở thích chung của nhóm khách hàng mục tiêu. Menu sẽ bao gồm những món đồ uống nào, có thêm các món bán kèm như bánh ngọt không,… tất cả cần được xây dựng dựa trên sự quan sát, tìm hiểu về thói quen, sở thích, nhu cầu của khách hàng, đồng thời thể hiện được thế mạnh của quán bạn.

Về định giá sản phẩm: Mỗi ngày bạn bán được bao nhiêu ly? Bao nhiêu ly thì bạn hòa vốn và có lãi? Các khoản chi phí kèm theo như thay thế sản phẩm, giao hàng,… là bao nhiêu? Không được bỏ sót bất kỳ khoản nào, hãy tính toán kỹ tất cả mọi chi phí phát sinh, bạn sẽ định giá được nhanh chóng.

2.11 Lập kế hoạch quảng cáo, marketing cho quán cafe

Để quán cafe của bạn được nhiều khách hàng biết tới thì không thể bỏ qua các hoạt động quảng cáo, marketing. Chiến lược marketing của bạn là gì? Marketing trên những kênh nào? Thông điệp marketing nào sẽ giúp quán cafe của bạn đến gần hơn với khách hàng? Bạn sẽ dùng chiến lược giá nào, triển khai những chương trình ưu đãi, khuyến mãi nào để thu hút khách hàng đến quán? Giữ chân khách hàng bằng cách nào?… Đó là những vấn đề bạn cần làm rõ khi xây dựng kế hoạch marketing quán cafe.

Sau đây là một số phương thức khuyến mại bạn có thể xem xét:

• Trang trí trước cửa hàng cà phê của bạn thêm hấp dẫn để thu hút những khách hàng đi ngang qua.
• Phân phối mẫu cà phê bên ngoài quán cà phê.
• Quảng cáo trên các tờ báo và tạp chí địa phương
• Tiếp cận với các trang web và blog địa phương.
• Tờ rơi quảng cáo.
• Hợp tác với các tổ chức địa phương (ví dụ: các thành viên phòng tập thể dục nhận được một tách cà phê miễn phí với mỗi chiếc bánh ngọt họ mua)
• Quảng cáo trên đài phát thanh địa phương.
• Biểu ngữ quảng cáo tại các địa điểm địa phương.

Kết luận

Việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là điều tiên quyết mà mọi chủ quán cần thực hiện. Để xây dựng một phương án hiệu quả, chủ cửa hàng phải tìm hiểu kỹ về các vấn đề như thị trường, khách hàng, sản phẩm,…Qua đó, bạn sẽ phân tích và đưa ra phương án phù hợp nhất để thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn, tăng doanh thu. Với bài viết trên, Inox Xuyên Á đã đưa ra những gợi ý cho việc xây dựng kế hoạch và lựa chọn chiến lược phù hợp nhất. Mong rằng bạn đã có những kiến thức hữu ích và tìm được cho mình phương án hiệu quả.

Ngoài ra, nếu bạn có dự định kinh doanh cà phê bằng mô hình xe đẩy, chắc chắn bạn cần phải đầu tư một chiếc xe bán hàng phù hợp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, INOX XUYÊN Á là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm xe đẩy lưu động rẻ, bền và đẹp. Bạn có thể chứng thực thông tin bằng cách tham khảo các mẫu xe cà phê đẹp bắt mắt, hút khách. Khi cần tư vấn cụ thể hơn để mua hàng, bạn hãy liên hệ ngay theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ kịp thời nhất.

INOX XUYÊN Á – XE BÁN HÀNG SỐ 1 VIỆT NAM

Hotline: 0966.220.995

E-mail: inoxxuyena@gmail.com

Địa chỉ:

122/17 Phạm Văn Bạch, Phường 15, Tân bình, TP.HCM

122/23 Phạm Văn Bạch, Phường 15, Tân bình, TP.HCM